Restrições, premissas e requisitos. Você sabe identificar corretamente?

Restrições são informações disponíveis, fornecidas pelos stakeholders e outras influencias externas, e que limitam as opções para se executar o projeto como orçamento pré-definido, datas impostas, cláusulas contratuais como as que definem o tipo de recurso a ser utilizado etc.

Restrições limitam as decisões do projeto

Já as premissas são derivadas de informações que deveriam ser fornecidas ou disponibilizadas pelos mesmos stakeholders e outras influências externas. Como essas informações não são dadas, ou são difíceis de serem obtidas, as melhores estimativas são assumidas como verdadeiras ou certas, em comum acordo entre a equipe de gestão e as partes envolvidas, servindo de base para o planejamento. Essas informações aparecerão na execução e poderão confirmar o que foi assumido ou negar, quando diferente do que foi considerado, representando nesse caso um risco para o projeto. Ou seja, se a premissa foi assumida como verdade com alguma probabilidade de ocorrência, o inverso da premissa, ou a possibilidade dela não ocorrer é um risco.

Premissas são informações não disponíveis e que são dadas como verdadeiras

Tanto as restrições quanto as premissas e os respectivos riscos constituem a base para o planejamento e são caracterizadas na perspectiva “Condições” no PM Mind Map®, meu modelo visual de gerenciamento de projetos.

E os requisitos? Bem, estes representam as características e funcionalidades que deverão estar presentes no produto ou serviço final para que os clientes e usuários percebem o real valor do projeto e aceitem “pagar” por ele de alguma maneira, gerando assim os resultados ou benefícios do projeto.

Requisitos são as características e funcionalidades do produto ou serviço

Como foi possível perceber, as restrições, as premissas e os requisitos na verdade são derivados dos stakeholders e outras influências externas, com informações impostas por eles ou pensadas para atendê-los. Mas quem são eles?

Os stakeholders, por definição, são pessoas ou organizações externas ao projeto e que podem influenciar ou serem influenciadas pelo seu resultado. Podem ser os clientes, usuários, patrocinadores, fornecedores, concorrentes, órgãos reguladores, comunidade e outros, dependendo das características do projeto. As influencias externas são fatores também fora do controle do gerente e de sua equipe e que pode influenciar ou orientar as decisões de planejamento ou mesmo a execução. As mais comuns são os órgãos governamentais de todas as instâncias, condições climáticas, economia, política etc.

Área de Influência do Gerente de Projetos:

A falta de compreensão desses fatores provoca algumas aberrações, como a que ouvi recentemente sobre um edital de licitação pública:

“Assumindo a premissa de que os recursos devem possuir certificação XPTO, os custos do projetos devem ser…”

Se os recursos DEVEM ter a tal certificação isso não é premissa, é restrição.

Outra confusão frequente, não sobre a separação entre os fatores, mas sobre sua aplicação em diferentes contextos, é quanto a definição de restrições, premissas e requisitos de negócio e de projeto. Os dois contextos são importantes para o gerente do projeto e para o planejamento e execução, porem de formas diferentes. Esses fatores aplicados ao contexto de negócio norteiam as decisões sobre POR QUE o projeto deve ser executado. Já a aplicação desses fatores no contexto do projeto irá definir O QUE e COMO o projeto será executado.

Restrições, premissas e requisitos de Negócio e de Projeto

As restrições não são, por definição, riscos, pois não são incertas. Não há probabilidade da restrição ocorrer ou não. Ela é dada e deve ser obedecida pelo projeto. A maneira como o plano é estruturado para respeitar essas restrições sim, podem representar riscos para o projeto. Por exemplo, para atender a uma restrição de prazo podemos colocar mais recursos para executar as tarefas, aumentando o risco de acidentes de trabalho. Vejam que o prazo é a restrição e não há incerteza nele. A incerteza é quanto ao ambiente de trabalho com mais recursos trabalhando ao mesmo tempo.

Já as premissas, como já foi dito, são fontes diretas de riscos, pois possuem um percentual de incerteza.

Restrições são certas, premissas são prováveis

Para caracterizar definitivamente as restrições, premissas e requisitos e não fazer mais confusão com esses elementos, pense da seguinte forma: Se são informações dadas ou disponíveis e que limitam as decisões do gerente de projetos e sua equipe para o planejamento e execução, é uma RESTRIÇÃO. Se são informações necessárias para o planejamento, mas não disponíveis e que deverão ser assumidas, então são PREMISSAS. Mas a confusão mais frequente é em relação às restrições com os requisitos. Os dois são demandas externas, muitas vezes caracterizadas por pedidos dos mesmos stakeholders como os clientes e usuários. Talvez a sobreposição de sinônimos na língua portuguesa seja a fonte dessa confusão, pois ambos são pedidos ou requisitados pelo cliente. Para não se enganar pense da seguinte forma: Se fizer parte do produto ou serviço que será entregue para o cliente, então é REQUISITO. Se forem orientação ou definições de como você deve executar o projeto, então é RESTRIÇÃO.

Requisitos: Itens que fazem parte do escopo
Restrições: Limitam as decisões
Premissas: Suposições

É fundamental uma correta descrição desses itens para evitarmos problemas de identificação, e isso não é apenas uma questão gramatical. A construção correta da frase pode evitar muitos problemas, inclusive de ordem legal. A premissa deve ser escrita de forma que os fatores incertos sejam evidenciados. As restrições devem ser descritas de forma impositiva e específica, deixando claro que não há dúvidas quanto a necessidade de respeitá-las.

Você tem tido sucesso no planejamento dos seus projetos? Começa o seu planejamento por uma boa definição dos requisitos e das condições ou fica refazendo o plano toda vez que descobre uma nova informação?

Artigo por: Paulo Mei